Che cos’è un registro del trattamento dei dati e chi deve allestirne uno?
Un registro del trattamento dei dati illustra come i dati personali vengono elaborati all’interno di un’azienda. Con il documento si intende fornire un quadro completo a livello aziendale di tutti i processi in corso che prevedono il trattamento di dati. Lo strumento è inoltre utile per poter rispondere rapidamente alle richieste di informazioni.
Il registro del trattamento dei dati non è però obbligatorio per tutte le aziende: se la tua impresa impiega meno di 250 dipendenti e non tratta dati personali degni di particolare protezione, né svolge attività di profilazione correlate a rischi elevati, non dovrai predisporre un documento di questo tipo. Per ragioni di trasparenza e per tutelarti dal punto di vista giuridico, consigliamo tuttavia di allestirne uno.
Per quanto riguarda la forma, la legge non prevede regole precise: puoi dunque utilizzare, ad esempio, un documento Word o un foglio Excel, come il modello gratuito che mettiamo qui a disposizione.
Se l’obbligo di registro non viene rispettato non si rischia di incorrere in sanzioni immediate, tuttavia l’Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT) può disporre l’attuazione delle misure previste dalla legge e denunciare l’inottemperanza alle autorità di perseguimento penale competenti. In caso di procedimento penale per violazione degli obblighi di informazione, d’accesso, di collaborazione o diligenza, le sanzioni possono arrivare fino a CHF 250 000.
Cosa deve contenere un registro del trattamento dei dati?
La legge prevede che nel documento siano indicate per lo meno le seguenti informazioni:
- identità della persona responsabile per il trattamento dei dati;
- scopo della loro elaborazione;
- categorie delle persone interessate e dei dati personali trattati;
- categorie dei destinatari dei dati personali;
- se possibile, indicazione della durata di conservazione dei dati personali, oppure i criteri in base a cui si stabilisce tale durata;
- se possibile, elenco delle misure volte a garantire la sicurezza dei dati;
- se i dati personali vengono trasmessi all’estero, indicazioni sul Paese e le garanzie per la protezione dei dati.
Importante
Cerca di tenere il registro costantemente aggiornato, così da assicurare un quadro sempre completo di tutti i processi. Il documento aiuta inoltre, in caso di necessità, a fornire informazioni esaustive in tempi rapidi.
Pur trattandosi di uno strumento interno, il registro del trattamento dei dati può essere controllato dall’IFPDT nell’ambito di un’ispezione. Redigendolo con accuratezza e mantenedolo aggiornato potrai dimostrare facilmente di rispettare le prescrizioni di legge sulla protezione dei dati.
Altri consigli legali e modelli in materia di protezione dei dati
- I 12 punti principali da osservare
- Articolo successivo: elaborare una procedura per rispondere rapidamente alle richieste delle persone interessate
- Panoramica di tutti i consigli legali