Cosa si intende per «diritto d’accesso»?
I privati hanno il diritto di richiedere alle aziende se e quali dei loro dati vengono trattati. Il cosiddetto «diritto d’accesso» rappresenta un elemento fondamentale poiché consente ai soggetti in questione di far valere altri diritti, come la rettifica o la cancellazione dei dati stessi. Per questo è importante garantire che le persone interessate possano accedere alle informazioni prescritte dalla legge. Le persone però vanno prima identificate correttamente; in altre parole le informazioni vanno fornite solo dopo aver accertato in modo univoco con chi si ha a che fare. Per tutelarti da questo punto di vista e condividere le informazioni con i soggetti adeguati, consigliamo di verificare l’identità della persona richiedente tramite carta d’identità o passaporto.
Termini di attesa: entro quando devono essere fornite queste informazioni?
In generale le informazioni richieste vanno trasmesse entro 30 giorni, in linea di massima a titolo gratuito (cfr. diritti delle persone private).
Definizione dei processi
I processi devono essere strutturati in modo che risulti chiaro quale istanza all’interno dell’azienda è preposta a fornire informazioni ai clienti e in che modo rispondere loro. Tutto il personale dovrebbe inoltre conoscere il proprio ruolo rispetto al rilascio di informazioni e sapere a chi rivolgersi internamente in caso di domande o episodi connessi alla protezione dei dati.